|
 Nếu muốn tạo một nhóm thảo luận
hay phổ biến thông tin trên mạng qua e-mail, cách tốt nhất là bạn tổ chức một
Mailing list - danh sách trao đổi qua e-mail. Ưu điểm của hình thức này là người
sử dụng không cần phải truy cập mạng thường xuyên và thông tin trong các mailing
list có thể đáp ứng được yêu cầu trao đổi tức thời và phổ biến rộng rãi.
Có ba dạng mailing list
Bạn có thể phân biệt các dạng
mailing list sau đây:
* Mailing list không có nhà
quản trị: Thành viên được trao đổi tự do và các e-mail gửi sẽ được phân phối
tức thời đến người nhận. Thường dành cho một nhóm nhỏ gồm những người đáng tin
cậy.
* Mailing list có nhà quản
trị (thông dụng): Tất cả thư gửi sẽ được chuyển cho người quản trị
(moderator hay mod) kiểm duyệt rồi sau đó mới được phép phân phối cho thành
viên. Thuờng dạng này dành cho các diễn đàn trao đổi thảo luận qua e-mail.
* Mailing list một chiều:
Tức là bạn có thể gửi mail cho tất cả thành viên của danh sách nhưng nguợc lại
thì không được. Hình thức này tương tự bảng thông báo, thường sử dụng trong các
công ty nhằm phổ biến thông tin mới đến khách hàng của mình.
Ngoài ra, còn phân biệt theo
cách thức gia nhập danh sách mail. Nếu đăng ký tự do thì nguời tham gia chỉ cần
gửi một mail trống về địa chỉ đăng ký. Nếu là danh sách có yêu cầu thì nguời đọc
phải thỏa mãn các yêu cầu đó mới đuợc người quản trị bổ sung tên vào danh sách.
Xin giới thiệu ba nhà cung cấp
dịch vụ mailling list miễn phí mà hữu dụng nhất hiện nay: Coollist (
www.coollist.com
),
Topica ( www.topica.com
)
và Yahoo! Groups ( http://groups.yahoo.com
).
Nếu bạn muốn chọn hình thức
mailling list có nhà quản trị xin đừng chọn Coollist vì nó đòi hỏi bạn phải truy
cập vào trang chủ khi muốn kiểm duyệt mail của thành viên. Cả Yahoo và Coolist
đều có quảng cáo trong mỗi lá thư đuợc truyền tải. Topica cho phép lựa chọn có
quảng cáo hay không (nếu chấp nhận quảng cáo thì sẽ được trả tiền đàng hoàng).
Tuy nhiên, Yahoo có một ưu điểm là nó sẽ tạo cho bạn một Website có lưu tất cả
thông tin về mailling list của bạn, ngòai ra còn có cả khu vực chia sẻ file dành
cho thành viên, chatroom và bình chọn.
Dịch vụ mailing list của Yahoo
Sau đây, xin hướng dẫn cách
thức đăng ký và sử dụng dịch vụ của Yahoo
- Đầu tiên bạn vào địa chỉ
groups.yahoo.com
- Bạn nhấp vào nút Start new
group ngay chính giữa màn hình, chọn đề tài theo chủ định rồi nhấn Place my
group in...
- Bước hai là điền các thông
tin về danh sách của bạn như tên nhóm, tên địa chỉ mail chính của nhóm, mô tả
chung về nhóm.
- Cuối cùng là chọn địa chỉ
mail của bạn (người quản trị), thông tin cá nhân của bạn và hoàn tất thủ tục
đăng ký.
- Màn hình quản trị mailling
list sẽ hiện lên. Bạn có thể nhấp vào Invite People để gửi lời mời bạn bè, gia
đình tham gia vào danh sách hay là bắt đầu vào việc cấu hình mailling list bằng
cách nhấn vào Customize group. Nên thận trọng trong việc sử dụng tính năng gửi
lời mời kẻo bạn sẽ trở thành spammer (kẻ tung thư rác) mất
Khi diễn đàn hoạt động, thành
viên chỉ cần gửi một thư về địa chỉ mailling list, thư sẽ được tự động phân phối
đến toàn bộ thành viên của mailling list. Trường hợp bạn cấu hình danh sách mail
có kiểm duyệt thì mail sẽ được chuyển đến nguời kiểm duyệt truớc khi đến tay các
thành viên khác.
Nếu có một thành viên nào quậy
phá và làm những việc ngoài ý muốn của bạn, bạn có thể vào phần cấu hình và loại
bỏ thành viên đó ra khỏi danh sách mail.
Trong customize của Yahoo có
rất nhiều mục để bạn cấu hình như banning people (loại bỏ ra khỏi mailing list),
header and footer (đặt quảng cáo hoặc ghi chú vào đầu hoặc cuối thư)
Bạn có thể đặt các đoạn quảng
cáo của mình vào cuối thư (Coolist và Topica cho phép bạn đặt quảng cáo vào cả
đầu và cuối thư).
Ngoài ra, như đã nói, Yahoo sẽ
tạo cho bạn một trang Web có địa chỉ
http://groups.yahoo.com/group/tendanhsach
và nhóm mail theo dạng Group
email: tendanhsach@yahoogroups.com.
Chú ý: Do việc đăng ký thành
viên mới cũng như rút tên khỏi mailing list thay đổi tùy theo dịch vụ nên người
quản trị có thể xác lập cho tự động chèn hướng dẫn vào cuối thư
|
